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sábado, 21 de marzo de 2020

Cómo hacer tu teletrabajo más fácil durante el COVID19 (y después)

Foto: Maite Inglés

Esta semana de “encierro” por el COVID19, ha sido frecuente escuchar de mis clientes quejas relativas a que no se concentran, se levantan mil veces de la silla, se distraen con cualquier objeto o tarea que se les pone al paso en la casa, o languidecen en su soledad doméstica.

Como quizás a ti te puede estar pasando lo mismo, me salto mi pauta de publicar en el blog solo una vez al mes. No es que tenga ahora más tiempo para escribir, si cabe menos con la cantidad de iniciativas relacionadas con la pandemia en las que me estoy metiendo, pero la ocasión -ayudarte a teletrabajar más fácil-, lo merece.

A los que tenemos oficina en casa, teletrabajar es la norma. El online, las videoconferencias, son el pan nuestro de cada día con nuestros clientes en el resto de España o en el extranjero. Para la mayoría de la población que desempeña su oficio en oficinas, sin embargo, trabajar desde casa es una situación atípica.

¿Cómo llevarlo mejor, hasta estupendamente?

LO PRIMERO, RELATIVIZAR

Para todos, es anómalo permanecer en casa, sin pisar la calle, por tan largo periodo de tiempo. Buscando un ejemplo más drástico de reclusión, me vienen a la mente los topos de uno y otro bando que se encerraron durante la Guerra Civil Española y aun después, unos pocos durante décadas. Su situación no era envidiable, algunos cuasi emparedados en un habitáculo minúsculo, sin aireación ni luz. Sin duda, nosotros estamos mejor.
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¿O no os lo parece?

Vamos con las estrategias, tanto en planificación como en ejecución. Encontraréis que algunas de ellas os serán útiles también cuando volváis a la oficina, son universales.

PLANIFICACIÓN DE LA JORNADA
  1. La tarde anterior, al terminar de trabajar, escribe, preferentemente en papel, la lista de dos, máximo tres, tareas críticas que quieras hacer al día siguiente. Ten ese papel sobre tu mesa de trabajo.
  2. En tu agenda (si ya la llevas electrónica, mejor) para el día siguiente, asigna horas y huecos a esas tareas críticas y a otras que también te interese llevar a cabo. Esto es, ten una visual de cómo va a ser tu mañana.
  3. Para las actividades que necesiten de tu creatividad, de tu cerebro en flujo o de tiempo de calidad, asígnale las horas que según tu particular biorritmo (reloj biológico interno)  diario, sepas que son más productivas porque es cuando dispones de altos niveles de energía.
Para las alondras (madrugador natural), las horas más productivas serán algunas  de las matinales; para los búhos (trasnochador natural), serán algunas horas de la tarde o hacia la noche. Aunque no todo es tan blanco y negro: todos tenemos ciclos de  alta energía distribuidos a lo largo del día. Detecta los tuyos y planifica tu actividad en concordancia con ellos.

  1. Obsérvate un par de días para detectar tus distracciones habituales y cuándo descarrila tu atención. ¿Cada cuánto tiempo te levantas de la silla?, ¿según qué pautas?, ¿qué haces cuando te levantas?, ¿vas a la cocina a comer o beber, u haces otras cosas?, ¿cuánto tardas en volver a sentarte?...
  2. A la vista de esta observación, decide un compromiso entre cuál es el tiempo mínimo que has de estar sentado trabajando para que te cunda, y el máximo que te creas capaz de estar atrapado en la silla.
Por ejemplo, esta semana, uno de mis clientes acordó conmigo el ciclo “trabajar media hora, levantarme diez minutos”. Puede parecer un ciclo poco productivo, pues se va un tercio del tiempo en descansos, pero si no estás acostumbrado a trabajar en casa, es un logro inicial, tómalo como tal. 

Progresivamente serás capaz de estar más tiempo sentado de una vez y necesitarás de menos descansos.

  1. Las tareas / objetos / comidas que hayas detectado que usas para distraerte, o en las que te dejas atrapar, organízalos como premios para cuando te levantes de la silla. La mentalización sería: “Voy a estar con plena atención X minutos/ una hora, luego me levanto y me premio con un té – leer el WhatsApp – leer un artículo – ir al baño – telefonear a un allegado, etc. Un solo premio cada vez.

DURANTE LA JORNADA: EJECUCIÓN

  1. Establece una rutina. Atente a ella. Como me decía una de mis clientes esta semana: “Siento que es importante no perder una rutina, para que los días no se mezclen y para mantener la mente enfocada y trabajando”. No puedo estar más de acuerdo.
  2. Levántate a la misma hora cada día laborable. Desayuna sano, sin prisa, disfruta ese rato que te suele estar vedado. Si crees que algún objeto o tarea doméstica te molestará durante tu trabajo, despéjalos lo primero. Aséate y vístete, aunque sea con chándal. Todo menos el pijama y la bata. Calzado cómodo, pantuflas sirven.
  3. Siéntate el rato que hayas comprometido contigo mismo. Al cumplirlo, prémiate con alguna actividad de las que hayas elegido como tal.
  4. Hay quien dice que empieces tu día con la tarea más enjundiosa o compleja, aseveración a la que añado yo un matiz: “siempre y cuando el principio del día coincida con uno de tus picos de energía”. Si no estás entonado, no estarás a tono.
  5. Silencia todos tus grupos de WhatsApp. Elimina además de tu móvil todas las notificaciones que puedas, sobre todo las de las redes sociales (Instagram, Facebook, Linkedin,…). Las imprescindibles (trabajo, prensa económica) que prefieras no eliminar, asígnales un sonido cero de aviso y sin vibración. Así, será más fácil resistir la tentación de dejarte arrastrar a consultarlas. Míralas solo en los descansos. Diría más: en general, de aquí hasta que te jubiles, mira el móvil solo en los descansos.
  6. Ten el móvil a tu lado con la pantalla hacia abajo y silenciado para que su sonido no te atraiga como canto de sirena. Déjalo, sin embargo, en modo vibración, de modo que las pocas veces que vibre (recuerda que habrás eliminado las notificaciones), podrás voltear la pantalla para decidir si atiendes el reclamo/llamada o si lo dejas para un descanso.
  7. Lo mismo aplica para el email: salvo que estés trabajando en revisar la bandeja de entrada, no mires tu correo cada vez que entra algo.
  8. Come sano a mediodía y despéjate como mejor te parezca: una pequeña siesta con mantita en el sofá, ver algo en la tele, telefonear a alguien…. El objetivo es descansar, el premio es libre.
  9. A la hora que hayas decidido previamente, continúa trabajando.
  10. Después de cenar, sigue la pauta de cuando trabajas fuera: 50 minutos de serie o película y a la cama. Hoy en día, con los grabadores y plataformas de televisión, no hay final que no pueda esperar. Nada de quedarse hasta las tantas viendo la caja tonta, y esto por dos razones importantes: primera, hacerlo trastoca tus ciclos de sueño (el sueño es una cosa muy delicada, necesita de una firme rutina para no ahuyentarse). Y segunda, porque aunque a tu consciente le parezca bien que te sobrepases con la tele, tu inconsciente lo percibirá como un bajo control de impulsos por tu parte y poca determinación, y se sentirá mal.
  11. Dedica a las tareas domésticas los mismos momentos que la gente que trabaja fuera de casa: algún rato a última hora de la tarde o durante el fin de semana.

DOS LEYES DE GESTIÓN DEL TIEMPO

De las varias leyes básicas de gestión del tiempo, estas dos vienen mucho al caso y sin duda te animarán a perseverar en los planes y ejecución que te hayas trazado.

  1. Ley de Cyril N. Parkinson (The Economist, 1955): “Toda actividad se expande inevitablemente hasta ocupar todo el tiempo disponible para su ejecución”. Esto es, cuanto más tiempo dispongamos para una tarea, más llevará, ocupará todo el hueco que le hayamos reservado. Cuidado entonces con cómo planificamos.
  2. Ley de Sune Carlson: “Toda actividad interrumpida es menos eficaz y consume más tiempo que si se realiza de manera continuada”.  Esto es, cuesta más tiempo realizar una tarea si la interrumpimos y retomamos que si la hacemos de una vez de principio a fin, pues reanudarla exige un lapso de calentamiento, de retoma de contacto, que dura entre tres y cinco minutos cada vez. Una pasada, ¿verdad? Cuidado entonces con las interrupciones a que nos dejemos arrastrar.

ESPECÍFICAMENTE DURANTE EL ENCLAUSTRAMIENTO POR CORONAVIRUS

  1. A la hora que solías ir al gimnasio, pedalea en la bicicleta estática, o consulta en YouTube una de las múltiples tablas de ejercicios disponibles. Las he visto hasta con envases de detergente líquido, o paquetes de arroz o garbanzos, a modo de pesas. Puedes si quieres.
  2. Si prefieres el ejercicio por la mañana y trabajar entonces alguna hora más por la tarde, hazlo. La productividad será la misma, o incluso más alta si tu rato de ejercicio se ajusta más a tus biorritmos de energía.
  3. Agrupa los momentos en que te informarás sobre la evolución del coronavirus, no estés todo el día con la mente enganchada a ello. Conéctate a alguna noticia solo en alguno de los descansos, no en todos. Si además eres de los que se estresan con las malas noticias, limítate a un solo telediario al día.
  4. Duerme siete-ocho horas. Esto es muy importante siempre, pero con el #coronavirus aún más, pues el sueño es el mayor potenciador del sistema inmunológico. (no por nada se suele llamar sueño reparador cuando es de calidad).
Mantener fuerte el sistema inmunológico ayudará a que el virus te respete más cuando te llegue, esto es, disminuirá los síntomas y te protegerá de los efectos más nocivos de la enfermedad.

Y recuerda, todo es transitorio. Un fuerte abrazo

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Maite Inglés es Psicólogo, Economista y MBA. Coach desde 2006, en los ámbitos de coaching personal, de ejecutivos, equipos y negocios, con cerca de 2.500 horas de praxis directa con personas y equipos. 
También ejerce coaching terapéutico y psicoterapia (ansiedad, duelo, trauma, relaciones  familiares e interpersonales, comunicación, habilidades sociales,...), apoyándose en EMDR e Hipnosis clínica si el caso lo precisa y el cliente lo quiere. 
Acreditada PCC por ICF. Centro de Psicología Sanitaria propio acreditado por la Comunidad de Madrid CS-11558.  
Mentora de ejecutivos y negocios. Asesora de Empresa Familiar.
Mediadora en conflictos civiles, mercantiles, organizacionales (intra e inter) y familiares, registrada en el Ministerio de Justicia con el número 53014.
Además, MBA y DEA doctoral en gestión de emociones, resiliencia y Psicología Positiva. 
Trabaja en español, inglés e italiano; también en formato telefónico o vídeoconferencia.

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